Muchos dueños de negocio piensan que el seguro de workers comp se paga una vez y ya. Este seguro, también llamado compensación al trabajador, cubre a sus empleados si se lastiman trabajando. El precio que usted paga al inicio de la póliza se calcula con números estimados. Al final del periodo, la compañía de seguros revisa lo que realmente pasó en su negocio. Esa revisión es la auditoría de workers comp, y es algo normal.
En Velazquez & Associates vemos todos los días a dueños de pequeños negocios de Taylorsville y del Salt Lake Valley que reciben una solicitud de documentos de su aseguradora y no saben por dónde empezar. Aquí le explicamos qué revisa la auditoría, qué registros conviene tener listos y qué hacer primero cuando llega la solicitud.
1. Lo que revisa una auditoría de workers comp
La auditoría compara la nómina que usted estimó al comprar la póliza con la nómina real del periodo. También revisa qué tipo de trabajo hace cada persona, porque cada tipo de trabajo tiene un costo distinto. Puede hacerse de varias formas:
- Por correo o en línea, llenando un cuestionario y enviando copias de sus documentos.
- Por teléfono, con un auditor que le pide la información.
- En persona, cuando un auditor visita su negocio.
Al terminar, la aseguradora puede ajustar el precio de su póliza, hacia arriba o hacia abajo, según lo que encuentre.
2. Registros de nómina de todo el periodo
Lo primero que pide casi cualquier auditoría es su nómina. Debe cubrir todo el periodo de la póliza, no solo los últimos meses.
- Reportes de nómina con lo que se le pagó a cada trabajador.
- Horas regulares y horas extra, por separado.
- Bonos, comisiones y otros pagos.
- Fechas de entrada y salida de cada empleado.
Si su nómina la lleva un servicio profesional, esos reportes ya existen. Solo hay que juntarlos y confirmar que cubran las fechas correctas.
3. Reportes de impuestos sobre la nómina
La aseguradora compara su nómina con lo que usted reportó al gobierno. Si los números no coinciden, es muy probable que le hagan preguntas.
- Reportes trimestrales de nómina federales.
- Reportes de nómina del estado de Utah.
- Reportes de fin de año con los salarios de sus empleados.
Tener estos papeles a la mano le permite mostrar que lo que dice su nómina es lo mismo que reportó en sus impuestos.
4. La lista de sus trabajadores y lo que hace cada uno
En workers comp no cuesta lo mismo asegurar a una persona que trabaja en una oficina que a una persona que trabaja en construcción. Por eso el auditor quiere saber qué hace cada trabajador.
- Nombre y puesto de cada empleado.
- Una descripción sencilla de sus tareas de todos los días.
- Si alguien hace dos tipos de trabajo, cuántas horas dedica a cada uno.
Describir bien el trabajo de cada persona ayuda a que la clasificación de su negocio quede correcta.
5. Información de sus subcontratistas
Si usted contrata a otras personas o compañías para hacer parte del trabajo, la auditoría también las revisa. Cuando un subcontratista no tiene su propio seguro de workers comp, la aseguradora puede contar lo que usted le pagó como si fuera parte de su nómina.
- Nombre de cada subcontratista y cuánto le pagó.
- Copia de su certificado de seguro.
- Contratos o facturas del trabajo que hizo.
Este es uno de los puntos que más dudas genera entre los dueños de negocio, sobre todo en construcción, jardinería y limpieza.
6. Pagos en efectivo y libros de contabilidad
Muchos negocios pagan parte del trabajo en efectivo. Esos pagos también cuentan, y el auditor puede pedir ver su contabilidad para entender a dónde fue el dinero.
- Un registro de cada pago en efectivo, con fecha, nombre y cantidad.
- Estados de cuenta del banco del negocio.
- Libros de contabilidad al día.
Una contabilidad ordenada hace que la auditoría sea mucho más sencilla, porque cada pago tiene su explicación.
7. Lo primero que debe hacer cuando llega la solicitud de auditoría
La solicitud puede llegar por correo, por email o con una llamada para agendar una cita. Lo importante es actuar con calma y en orden.
- Lea la solicitud completa y vea qué documentos le piden.
- Confirme que viene de su compañía de seguros o de un auditor que trabaja para ella.
- Anote la fecha límite para responder.
- No la ignore. Si no responde, la aseguradora puede calcular su nómina con sus propios números.
- Pida ayuda para reunir sus papeles.
Responder a tiempo y con los documentos completos es lo que más le ayuda en cualquier auditoría.
Un consejo importante: pida el certificado de seguro de cada subcontratista antes de que empiece el trabajo, no cuando llegue la auditoría. El certificado debe estar vigente en las fechas en que se hizo el trabajo, y conseguirlo meses después puede ser difícil, sobre todo si esa persona ya no trabaja con usted. Si tiene dudas sobre la clasificación de sus trabajadores o no está de acuerdo con el resultado de una auditoría, hable con su agente de seguros y, si el caso lo necesita, con un abogado o un contador público certificado (CPA).
Tengamos su nómina lista antes de la auditoría
Prepararse para una auditoría de workers comp no se trata de hacer todo a última hora. Se trata de llevar la nómina al día, separar las horas extra, guardar los papeles de cada subcontratista y tener su contabilidad en orden durante todo el año.
En Velazquez & Associates llevamos la nómina de pequeños negocios, calculamos salarios y retenciones federales y de Utah, y llevamos su contabilidad, todo en español. Cuando llega una solicitud de auditoría, le ayudamos a reunir y organizar sus reportes de nómina y sus registros para que los entregue completos. También le orientamos sobre seguros para su negocio y sus empleados. Puede agendar una cita con nosotros cuando guste.
¿Lista o listo para preparar su auditoría de workers comp? Escríbanos por WhatsApp al (801) 590-8802 y agende una consulta en español con nuestro equipo en Taylorsville.
Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría fiscal, legal ni migratoria individualizada. Cada caso es distinto y le invitamos a agendar una cita para recibir orientación específica sobre su situación.
