Muchos dueños de negocio piensan en los impuestos hasta febrero, cuando la fecha ya está encima. Guardan los recibos en una caja o en la guantera de la camioneta y confían en que el preparador lo arregle todo. Pero tu declaración solo puede ser tan buena como los papeles que llevas, y noviembre y diciembre son los mejores meses para preparar la temporada de impuestos 2027 sin prisas.
En Velázquez & Associates trabajamos todos los días con dueños de pequeños negocios que llegan con el año revuelto: cuentas mezcladas, recibos perdidos y pagos a trabajadores sin anotar. En este artículo queremos compartir contigo cinco cosas que conviene revisar antes de que termine el año, para que tu negocio llegue a la temporada de impuestos con todo en orden.
1. Tus ingresos del año, separados de tu dinero personal
Lo primero es saber cuánto dinero entró a tu negocio este año. Si usas la misma cuenta para la casa y para el trabajo, ahora es el momento de separar cada movimiento, antes de que se junten doce meses de pagos.
- Estados de cuenta del banco de enero a diciembre
- Reportes de las aplicaciones de pago o de tu terminal de tarjetas
- Notas o facturas de lo que cobraste en efectivo
- Cualquier pago que te hicieron otras empresas
Cuando tus ingresos están claros, quien prepara tu declaración no tiene que adivinar, y tú sabes exactamente lo que se está reportando.
2. Recibos de los gastos del negocio
Cada gasto de tu negocio necesita un comprobante. Una compra sin recibo, o un recibo que ya no se puede leer, puede quedarse fuera de tu declaración.
- Material, herramientas y equipo de trabajo
- Renta del local, taller o bodega
- Teléfono e internet que usas para el negocio
- Seguros del negocio
- Publicidad, uniformes y licencias
Revisa ahora que tengas todo y tómale foto a los recibos de papel. Muchos se imprimen en papel térmico y la tinta se borra con los meses.
3. El registro de tu vehículo y las millas de trabajo
Si usas tu carro o camioneta para ir a trabajos, comprar material o visitar clientes, ese uso necesita un registro. Recordar más o menos cuántas millas manejaste no es suficiente.
- Fecha y destino de cada viaje de trabajo
- Millas que recorriste en cada viaje
- Recibos de gasolina, aceite y reparaciones
- Una nota que separe los viajes personales
Reconstruir un año completo de viajes en enero es muy difícil. Si empiezas a anotar desde hoy, cerrar diciembre te va a costar mucho menos trabajo.
4. Los datos de tus trabajadores y contratistas
Si le pagaste a alguien por trabajar contigo, vas a necesitar su información completa. Uno de los problemas que más vemos es buscar esos datos en enero, cuando la persona ya no trabaja contigo y no contesta el teléfono.
- Nombre completo y dirección actual
- Número de Seguro Social, ITIN o número de su negocio
- El total que le pagaste durante el año
- Cómo le pagaste: cheque, transferencia o efectivo
Pide esta información ahora, mientras todavía la tienes cerca. Es una plática de cinco minutos que te ahorra semanas de vueltas.
5. La información de tu negocio y los pagos que ya hiciste
Revisa que los datos oficiales de tu negocio estén al día y junta la prueba de cualquier pago de impuestos que hayas hecho durante el año.
- Tu número de identificación del negocio (EIN) o tu ITIN
- Nombre y dirección del negocio, escritos igual en todos tus papeles
- Licencia del negocio vigente
- Comprobantes de pagos de impuestos estimados
- Cartas que hayas recibido del IRS o del estado
Un nombre escrito distinto o un pago que no aparece pueden detener tu trámite. Tenerlo todo a la mano evita sorpresas.
Un consejo importante: quien te cobra por preparar tu declaración debe firmarla y poner su propio número de preparador. Si alguien te pide que firmes una declaración en blanco, no quiere poner su firma o te promete un reembolso grande antes de ver tus papeles, mejor busca a otra persona. Lo que dice tu declaración es tu responsabilidad, aunque otra persona la haya hecho. Antes de entregar tus documentos, pregunta por ese número y trabaja con un profesional que te explique cada parte de lo que vas a firmar.
Un año en orden es un negocio más tranquilo
Prepararte bien para la temporada de impuestos no se trata de correr en abril. Requiere constancia: separar tu dinero personal del dinero del negocio, guardar cada comprobante, anotar tus millas y pedir los datos de tus trabajadores a tiempo. También requiere revisar que todo coincida, porque un número equivocado o un nombre mal escrito pueden detener tu trámite durante meses.
En Velázquez & Associates te ayudamos a revisar tus documentos antes de que termine el año, a organizar tus ingresos y gastos, y a preparar tu declaración con calma y en tu idioma. Si apenas estás empezando tu negocio, también te orientamos para sacar tu número de identificación y poner en orden tus papeles desde el principio.
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Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría fiscal o legal individualizada. Cada caso es distinto y te invitamos a agendar una consulta para recibir orientación específica sobre tu situación.
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